Порядок обмена электронными документами регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ), который определяет порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.
Налогоплательщики вправе представлять документы в налоговые органы в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ). Порядок представления документов утвержден приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@.
В гражданско-правовых отношения стороны вправе использовать электронные документы (ст. 160 ГК РФ).
Налогоплательщики могут выставлять счета-фактуры в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде утверждены приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/547@ "Об утверждении форматов журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме" (далее - Приказ № 547), действует с 23.07.2021.
С 1 июля 2021 года обмен электронными счетами-фактурами регулируется Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н.
Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ утверждены форматы представления документов, используемых при обмене счетами-фактурами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Следует учитывать, что с 08.07.2021 при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости:
- налогоплательщики НДС обязаны выставлять счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры исключительно в электронной форме (кроме реализации таких товаров физическим лицам для личных, семейных, домашних и иных не связанных с предпринимательской деятельностью нужд, а также налогоплательщикам налога на профессиональный доход; реализации и перемещения товаров с территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта (реэкспорта); реализации и перемещения товаров с территории РФ на территорию другого государства - члена ЕАЭС) (п. 1 1 ст. 169 НК РФ). Соответственно, покупатели, приобретающие прослеживаемые товары, должны обеспечить получение этих электронных счетов-фактур, в том числе корректировочных счетов-фактур (п. 1.2 ст. 169 НК РФ);
- налогоплательщики НДС, освобожденные от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС, лица, применяющие специальные налоговые режимы (за исключением ЕСХН) обязаны оформляют универсальные передаточные документы в электронной форме в соответствии с Приказом № 820, а в случае изменения стоимости в связи с изменением цены и (или) изменением количества отгруженных товаров - универсальные корректировочные документы в электронной форме в соответствии с Приказом № 736 по ТКС через оператора ЭДО (кроме реализации таких товаров физическим лицам для личных, семейных, домашних и иных не связанных с предпринимательской деятельностью нужд, а также налогоплательщикам налога на профессиональный доход; реализации и перемещения товаров с территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта (реэкспорта); реализации и перемещения товаров с территории РФ на территорию другого государства - члена ЕАЭС) (пп. "г" п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров, утв. постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108).